Hvordan kan du jobbe med designdrevne prosesser fra hjemmekontoret?

Noen av de mest suksessfulle selskapene i verden ble til under kriser. I en situasjon som den vi ser nå er det spennende å tenke på hva som kan bli det neste store. Men kan man drive med idéskapning og innovasjon fra hjemmekontoret, da? Ja, mener vi! Så lenge du har de riktige verktøyene er det fullt mulig å flytte kreativiteten og designdrevne prosesser over i det virtuelle rommet.

En designdrevet prosess handler i korte trekk om å oppnå en dyp forståelse for brukerne av en tjeneste. Hos oss utgjør en slik prosess grunnlaget når vi jobber med tjenesteutvikling. Designdrevne prosesser kan være vanskelige å tegne ut i detalj, fordi arbeidet og øvelsene man gjennomfører baserer seg på innsikt og resultater som varierer fra prosjekt til prosjekt. Vi har likevel gjort et forsøk på å tegne ut hvordan vi overordnet jobber i en prosess hvor vi definerer hva en tjeneste skal være.

Vi deler den inn i tre faser:

Fase 1 - Utforske:

Innsikt og data legger grunnlaget for alt du gjør i en designdrevet prosess. Det er dermed viktig å starte med å kartlegge all tilgjengelig informasjon om brukerne, markedet, og den fremtidige tjenesten som skal utforskes. I denne fasen kan det være lurt å gjennomføre dybdeintervjuer for å ‘sette seg inn i hodene’ til brukerne av tjenesten, eller samle inn kvantitativ data ved hjelp av analyser eller undersøkelser. Denne informasjonen er viktig for å kunne definere og tegne ut en fullstendig brukerreise. At alle på teamet forstår brukerreisen er ekstremt viktig da den danner grunnlaget for mye av arbeidet videre i prosessen. Sørg for at hele teamet har samme forståelse av nåsituasjonen, brukerbehov, overordnet strategi og fremtidige mål før dere går i gang med neste fase.

Fase 2 - Validere:

Å validere en tjeneste betyr at man sørger for at det man utvikler møter brukerens krav og behov. Kort fortalt handler validering om å eliminere antagelser du og teamet ditt måtte ha om hvordan tjenesten oppleves fra brukerens ståsted. Validering gjøres ved å teste en prototype på reelle brukere. En prototype er ofte et sett med skisser som gir en god forståelse av hva brukeren kan gjøre med tjenesten, og hvordan tjenesten gir verdi til den som bruker den. Arbeidet med disse skissene bør starte så tidlig som mulig, og ofte kan det være lurt å gjennomføre ulike kreative og idéskapende øvelser i teamet for å få frem mulighetene rundt tjenesten. Invitér gjerne med et par sluttbrukere til disse øktene også, da disse vil gi verdifull input og nye perspektiver til teamet. Lenger ned i artikkelen gir vi deg noen konkrete tips til hvordan du kan gjennomføre slike kreative øvelser.

Fokuset i denne fasen skal være å få på plass en prototype som kan testes på reelle brukere, så raskt som mulig. Book gjerne inn brukere til brukertestene tidlig, så får hele teamet automatisk en deadline å jobbe mot. Sannsynligheten er stor for at dere lærer såpass mye etter første runde at dere må gjøre større justeringer i prototypen. Da kan det være lurt å teste en gang til med den oppdaterte prototypen for å se om dere treffer mer presist. Ikke vær fornøyd før dere har en god magefølelse på at tjenesten dere tester gir reell verdi for brukerne, og at de enkelt klarer å ta seg fra A til Å.

Fase 3 - Definere:

Siste fase handler om å jobbe videre med all innsikt dere har tilegnet dere gjennom de foregående fasene, og definere ut alle aspekter ved tjenesten. Fra brukeropplevelse og flyt, til det tekniske rammeverket og hvordan den skal bygges.

Ved å jobbe ut et overordnet roadmap kan du definere hvilke funksjoner en tjeneste minimum må ha før den lanseres, og dermed prioritere det viktigste og mest grunnleggende først. Et roadmap gir deg oversikt over områder og funksjoner i tjenesten og på hvilket stadie disse bør implementeres. Alt dette faller inn under det vi kaller en tjenestedefinisjon. En tjenestedefinisjon vår leveranse når vi jobber med tjenesteutvikling, og er viktig for å oppsummere alt som er dokumentert og utarbeidet i løpet av prosessen. Den vil også være et viktig verktøy for produktteamet når dere nå skal gå i gang med å realisere den nye tjenesten.

Kom i gang med den virtuelle idéskapningen

Når man skal i gang med en virtuell workshop eller idéskapingsprosess er det lurt å sørge for at man har de riktige verktøyene, så kommunikasjon og samarbeid blir så sømløst som mulig. Det finnes mange gode verktøy som senker terskelen for å snakke med hverandre utenfor det fysiske rommet og som samtidig gir rom for kreativ idémyldring. Vi har lyst til å gi dere noen tips til hvordan dere kan komme i gang, hvilke verktøy dere kan bruke og hvilke øvelser man kan gjøre sammen virtuelt.

Men først, husk å forberede deg;

For å komme i gang trenger du først og fremst gode verktøy for å snakke sammen. Det finnes mange verktøy som er gode på akkurat dette det viktigste er at du finner et verktøy som fungerer for teamet ditt. Vi anbefaler å sjekke ut Slack, Microsoft Teams, Google Meet eller Whereby for virtuelt samarbeid og kommunikasjon. Flere av disse verktøyene får du i gratisversjoner og det er lett å laste ned for å teste om dette er et verktøy som passer for dere.

For at den virtuelle idéskapingen skal føles så lite virtuell som mulig kan du ta i bruk verktøy som gjør at alle deltakerne har mulighet til å samarbeide på én felles digital flate. Under har vi samlet fire av våre favorittverktøy som egner seg godt til å bruke i virtuelle workshops.

Stormboard

Stormboard er en fleksibel og brukervennlig løsning som lar deg jobbe sammen med teamet ditt virtuelt. Her får du mulighet til å drive med idemyldring på en felles digital tavle. Du kan henge opp sticky-notes, legge igjen kommentarer og stemme på de ideene du likte best. Du kan også fri-skrive på whiteboard og chatte med de andre deltakerne. Det er mulig å se de andre deltakernes musepekere og følge deres bevegelser. Det finnes mange gode templates man kan ta i bruk for å gjøre det lettere å komme i gang.

Miro

Miro er et lignenede verktøy som Stormboard. Denne whiteboard-plattformen gjør det mulig for team å jobbe effektivt sammen virtuelt. Alt fra idémyldring med digitale sticky-notes til planlegging og håndtering av arbeidsflyten kan du gjøre ved hjelp av dette verktøyet. Miro har også gode templates for å komme raskere i gang med prosessen.

Invision freehand

InVision Freehand er et fint verktøy for å tegne ut løsninger. Her kan man tegne, wireframe, planlegge, presentere og gi tilbakemeldinger. Du har også muligheten til å synkronisere Sketch- og Photoshop-filene dine og få tilbakemeldinger i sanntid fra teamet.

Flowmapp

Flowmapp er et effektivt verktøy for å lage gode wireframes. I dette verktøyet er det lett å planlegge innholdet og brukerflyten til en løsning sammen med teamet ditt. Du kan legge inn kommentarer og foreslå endringer. Flowmapp gir deg også muligheten til å vise den tenkte brukerflyten til kunden underveis i prosessen.

Når du har sørget for å ha gode verktøy for kommunikasjon og samarbeid kan du gå i gang å planlegge den virtuelle idéskapningen.

Involver de riktige menneskene

Det første du må gjøre er å sørge for at du har samlet de riktige folkene. Det bør være en være en god blanding av personligheter, titler og roller. Jo mer mangfoldig teamet er, jo mer kreative, vellykkede og overbevisende løsninger vil du sannsynligvis greie å skape!

Forberedelser er nøkkelen til suksess!

Når man skal kjøre en virtuell idémyldring er det viktig at både du som skal kjøre workshopen og deltakerne er godt forberedt. Deltakerne bør ha fått en agenda på forhånd, samt en How-to video av verktøyene man skal bruke slik at man ikke bruker for mye tid i starten på å lære seg programmet. Fasilitatoren har en spesielt viktig rolle i en virtuell workshop, da det for mange kan være en uvant måte å samarbeide på. Det kan være lurt å definere noen rammer i forkant, slik at man sikrer god kommunikasjon og at alle blir hørt.

Hvilket problem skal du løse?

Definerer problemet som skal løses. Finn brukerens behov og smertepunkter som er blitt identifisert i innsiktsfasen. Du bør tydelig forklare hvorfor dette problemet er noe som er verdt å investere tid og krefter i, og sette klare mål for å lykkes.

Velg ut gode øvelser som gjør seg bra virtuelt

Bestem på forhånd hvilke øvelser du har tenkt å kjøre og sørg for at disse øvelsene passer seg å gjøre virtuelt. Test gjerne på kolleger først for å forsikre deg om at øvelsen er gjennomførbar og fungerer slik du ønsker.

Ha det gøy sammen!

Sist, men ikke minst: vær kreativ og ha det gøy! Selv om det er utfordrende å ikke sitte i samme rom er det mulig å få til kreativ og morsom ideskapning virtuelt. Oppfordre til spørsmål underveis og pass på at alle blir hørt. Husk å ta gode pauser innimellom, det kan ofte være litt mer slitsomt å sitte foran skjermen enn i et rom sammen.

Gode øvelser for idémyldring

For å komme i gang med den kreative idemyldringen så trenger man gode øvelser. Vi har plukket ut noen av våre favoritt øvelser som du også kan gjøre virtuelt ved hjelp av verktøyene som ble nevnt over.

How Might we

“How Might We” (HMW) er en god øvelse hvor vi gjør problemer om til muligheter.

Du tar et problemområde og skriver det som et spørsmål som starter med “Hvordan kan vi…”. For eksempel kan man starte med: “Kundene våre finner ikke frem til den riktige informasjonen”

Da kan du formulere det om til “Hvordan kan vi hjelpe kunden med å finne frem til riktig informasjon på en raskere måte?” Det er veldig viktig at disse spørsmålene ikke er for spesifikke - målet er nemlig å generere ideer som kan løse problemet.

Vi bruker denne øvelsen for å hjelpe oss med å se mulighetene i et problem. Å formulere mulighetene som spørsmål skaper rom for innovasjon og ideskaping. Slik gjør du det:

• Når man skal gå i gang med HMW-øvelsen virtuelt, så er det første du må gjøre å forklare øvelsen til alle deltakerne som skal delta så det ikke blir noen uklarheter underveis. Du må også sørge for at du har en klar problemstilling og visjon som du kan jobbe ut fra. Ha hele tiden i bakhodet hvilket problemområde man skal løse og hva som er målet ditt.
  
• Det neste man må gjøre er å sette en stoppeklokke på fem minutter, og la alle deltakerne jobbe individuelt for å komme opp med så mange “How might we?”- spørsmål som de kan.
  
• Når alle har kommet opp med så mange HMW-spørsmål som mulig skal alle deltakerne stemme over hvilke spørsmål man ønsker å jobbe videre med. Dette hjelper å fokusere og prioritere for videre prosess.

Crazy 8

En annen god øvelse er Crazy 8 som er en kjerneøvelse fra Design Sprint-metodikken. Det er en øvelse som krever at du tenker fort, men du skal skisserer og tegne ut enda raskere. Her skal du tegne ut 8 ulike forslag på hvordan du kan løse et problem på kun 8 minutter. Målet er å tvinge deg til å tenke nytt og generere ulike måter å løse et problem. Det kan være alt fra brukerflyt eller spesifikke funksjoner, til hvordan brukeropplevelsen skal være. Du får kun ett minutt på hver skisse og begrenset med plass til å tegne på, så her gjelder det å tenke raskt!

Denne øvelsen gir rom for kreativitet, uten at du blir begrenset av egne kritiske tanker. Rare, umulige og upraktiske løsninger er ofte det som inspirerer til å tenke helt nytt. Slik gjør du det:

• Det første du må gjøre er å stille inn en stoppeklokke på åtte minutter. Så må fasilitatoren tegne opp 8 små kvadrater til hver deltaker. Hver deltaker tegner en idé per kvadrat, og fyller alle de åtte rutene på de tildelte åtte minuttene. Man trenger ikke bruke nøyaktig ett minutt per kvadrat, men når det har gått 8 minutter skal alle åtte firkanter være fylt.
  
• Etter at de åtte minuttene har gått, er det på tide å dele ideene dine med teamet ditt og stemme igjen. Målet er ikke nødvendigvis å velge individuelle ideer man skal gå videre med, men snarere å luke ut ideer som man føler ikke tjener brukerne eller løser det reelle problemet.

Dette er to gode øvelser som hjelper deg å komme i gang med den kreative idémyldringen og øvelser som fungerer godt virtuelt. Det finnes flere gode øvelser du kan gjøre og vi i Norse har en full verktøykasse med øvelser som vi pleier å kjøre i workshop.